Genel bakış
Yakıt giderindeki bir değişikliği anlamak için yalnızca toplam tutara bakmak yeterli değildir. Alınan miktar, kayıtların ait olduğu dönem ve sürücüyle ilişkisi farklı soruları yanıtlar. Bir kontrolün amacı önce hangi soruya cevap arandığını belirlemek olmalıdır: Daha fazla yakıt mı alınmış, aynı miktar için farklı bir tutar mı kaydedilmiş, yoksa incelemeye farklı kayıtlar mı dahil edilmiştir?
Aşağıdaki yaklaşım, yakıt alımlarını inceleyen operasyon ekipleri için genel bir çalışma önerisidir. Otomatik hata tespiti veya belirli bir tasarruf sonucu vaat etmez.
İncelemenin dönemini ve kapsamını belirleyin
Önce hangi tarih aralığındaki alımları değerlendireceğinizi yazın. Bir haftanın kayıtlarını başka bir dönemin toplamıyla karşılaştırmak yerine aynı kapsamı koruyun. İncelemenin bütün yakıt alımlarını mı, belirli bir sürücünün kayıtlarını mı kapsadığını da baştan belirleyin.
Kayıtların tamamlanma durumunu ayrıca kontrol edin. Henüz açıklaması netleşmemiş bir alımı, bütün bilgileri gözden geçirilmiş kayıtlarla aynı kesinlikte değerlendirmeyin. Ekibin kontrol notunda inceleme dönemi, kapsamı ve açık kalan sorular ayrı ayrı yer alabilir. Bu not, önerilen kurum içi çalışma düzenidir; belirli bir ürün ekranının tanımı değildir.
Litre ve tutarı farklı sorular için kullanın
Litre, kaydedilen alım miktarını; tutar ise bu alımın parasal karşılığını gösterir. Toplam tutarın değişmesi tek başına yakıt tüketiminin arttığını kanıtlamaz. Önce miktarların ve karşılaştırılan alımların aynı kapsamda olup olmadığını inceleyin.
Örneğin iki dönemin alım tutarı farklıysa ilk kontrolünüz litre toplamları olabilir. Miktarlar da farklıysa yalnız tutardan hareketle sonuç çıkarmayın. Benzer miktarlarda farklı tutarlar görülüyorsa ilgili alım kayıtlarını kendi belgeleriyle birlikte değerlendirin. Buradaki amaç bir fiyat tahmini yapmak değil, farkın hangi kayıtlardan oluştuğunu anlamaktır.
Sürücü ilişkisini ayrı kontrol edin
Bir yakıt alımının sürücüyle ilişkilendirilmesi, o kaydın hangi hesap kapsamında inceleneceğini belirler. İlişkinin doğruluğunu kontrol etmek ile sürücünün performansı hakkında karar vermek aynı iş değildir. Açıklanamayan bir farkı doğrudan kişiye bağlamadan önce kaydın kapsamını ve dayandığı bilgileri gözden geçirin.
Operasyon ve hesap takibiyle ilgilenen ekipler aynı alımı farklı amaçlarla inceleyebilir. Kontrol sonucunu aktarırken hangi kaydın incelendiğini, hangi bilginin teyit edildiğini ve hangi sorunun açık kaldığını belirtin. Böylece sonraki kişi yalnızca bir toplam rakamı değil, incelemenin sınırlarını da görebilir.
Alım ile tüketimi birbirine karıştırmayın
Bir dönemde satın alınan yakıt miktarı, aynı dönemde tüketilen miktarla kendiliğinden eşit sayılmaz. Yalnız alım verisiyle tüketim performansı hakkında kesin sonuç vermeyin. Tüketimi değerlendirmek istiyorsanız bu soruyu destekleyen ek kayıtların bulunup bulunmadığını ayrıca belirleyin.
Benzer biçimde, bir yakıt kaydının kontrol edilmiş olması bütün sefer giderlerinin tamamlandığı anlamına gelmez. Yakıt alımı kontrolünü sefer kârlılığı değerlendirmesinden ayrı bir iş adımı olarak ele alın.
WinNak kapsamını bu sorularla değerlendirin
WinNak’ın Entegrasyonlar sayfasında akaryakıt sağlayıcısından gelen alım verilerinin iş akışına bağlanması ve yakıt hareketlerinin raporlarla değerlendirilmesi anlatılır. Mazot entegrasyonu kapsamında ise yakıt alımlarının şoför hesaplarına bağlanması; litre, tutar ve sürücü bazlı tüketim kayıtlarının birlikte incelenmesi belirtilir.
Kendi kullanımınızda sağlayıcı bağlantısını, kullanılan modülleri ve ihtiyaç duyduğunuz kayıt kapsamını netleştirin. İncelemeyi bitirirken üç ayrı sonuç yazın: doğrulanan alımlar, açıklama bekleyen kayıtlar ve sonraki kontrolün kapsamı. Bu ayrım, belirsiz bir toplam üzerinden karar vermek yerine hangi bilginin mevcut olduğunu görünür kılar.
İlgili kaynak 1
https://winnak.com/entegrasyonlar/